Generar borradores y facturas

La siguiente ventana está destinada a la generación de borradores y facturas en formato «facturae» (versión 3.2.1). Para ello se muestran una serie de campos, algunos de ellos de obligada cumplimentación por parte del usuario (marcados con un asterisco: *) y otros no editables (con un fondo de color azul) que son meramente informativos.

A continuación se describen detalladamente cómo deben rellenarse los diferentes campos:

  • En la sección «Datos Generales Factura» se permite introducir datos de carácter global tales como la fecha de emisión, la fecha y el lugar de operación o el período de facturación. Además, el sistema asignará, de manera interna, un identificador único o «Número de Factura» a la factura que se está generando.
  • En la sección «Emisor» se puede seleccionar un emisor ya existente (de entre todos los que previamente se hayan almacenado en la aplicación) o introducir un nuevo emisor y guardarlo en base de datos.
    • En el primer caso, seleccione «Persona Jurídica» o «Persona Física» y a continuación despliegue la pestaña situada en «Emisor». Finalmente, pulse sobre el usuario deseado.
    • En el segundo caso, pulse sobre el botón «Nuevo Usuario». Acto seguido, todos los campos del emisor se harán editables (fondo de color blanco) para que pueda introducir los datos del nuevo usuario. El único campo no editable será «Identificador», cuyo valor lo asignará internamente la propia aplicación. Una vez cumplimentados todos los campos obligatorios, pulse en el botón «Guardar»: aparecerá un mensaje informativo sobre el éxito / fracaso de la operación.
    • También es posible borrar un emisor ya existente, siempre y cuando no haya sido utilizado previamente en alguna otra factura o borrador: basta con seleccionarlo y pulsar el botón «Borrar Usuario».
  • La sección «Receptor» es completamente análoga a la anterior. En este caso, se habilitará la pestaña FACe se ha seleccionado que se trata de un receptor de este tipo.
  • En la sección «Detalle Factura» se introduce el (los) concepto(s) a facturar (tabla con borde de color azul intenso). Puede añadir o borrar detalles (o conceptos) con ayuda de los iconos situados a tal efecto en el lateral derecho.
    Además, puede introducir o borrar datos globales de la factura como descuentos, cargos, documentos adjuntos…etc. en el panel localizado debajo de la tabla de conceptos, ayudándose de los botones «Añadir» y «Eliminar» situados en el lateral derecho.
    Finalmente, en el apartado «Totales» se muestran a modo informativo los valores numéricos de los diversos campos que conformarán la factura.

Una vez cumplimentados todos los campos obligatorios, existen dos posibilidades:

  • «Guardar Borrador«: Se almacenará en la carpeta «Borradores», a la espera de ser modificado y/o firmado posteriormente. Un borrador también puede ser eliminado si así lo desea.
  • «Firmar»: Aparecerá una ventana con todos los certificados digitales disponibles. Tras seleccionar uno de ellos, se generará la correspondiente factura con firma digital, quedando almacenada en la carpeta «Emitidas». Una factura emitida no podrá ser eliminada.

Introducción de documentos adjuntos.

Si lo desea puede adjuntar uno o varios documentos a la factura que va a generar. Para ello pulse en la pestaña «Adjuntos» situada en la sección «Detalle de Factura». Al pulsar en el botón «Añadir», se desplegará una ventana emergente en la cual podrá seleccionar el tipo de fichero a adjuntar (en «Formato») así como la ruta de su localización (para ello puede ayudarse del botón «Examinar»). Debe introducir obligatoriamente, además, una descripción acerca del documento adjuntado.
Finalmente, puede escoger incluir (o no) el fichero adjuntado en el xml de la factura. En caso afirmativo, el documento se codificará a binario y pasará a formar parte del xml; en caso contrario, sólo se construirá una referencia interna entre la factura generada y el fichero adjuntado. A continuación pulse en «Aceptar»: el documento seleccionado aparecerá en la tabla de adjuntos.
Del mismo modo, también puede eliminar documentos adjuntos pulsando en «Eliminar».

Introducción de Extensiones.

El bloque «Extensión» requiere un conocimiento básico de la estructura interna de un fichero XML. Dicho formato se compone de etiquetas que abren y cierran bloques de información esquemáticamente. La especificación de factura electrónica define las etiquetas que pueden aparecer en los ficheros XML generados.
Para agregar nuevas etiquetas, en primer lugar debe indicar en la ventana de «Configuración» el descriptor de esquema (fichero XSD) a extender y el espacio de nombres de las etiquetas a añadir.
Después introduzca el bloque de información que desea insertar en la factura. Puede hacerlo de dos maneras:

  • Directamente en el campo «Extensión».
  • Pulsando en el botón «Ampliar»: se abrirá una ventana emergente donde podrá insertar el bloque de información.

Posteriormente, pulse en «Verificar» para comprobar si la información introducida cumple el esquema definido por el fichero XSD seleccionado en «Configuración».
Si el resultado es positivo, aparecerá un mensaje de éxito y dicha porción de código pasará a formar parte de la factura. Si, por el contrario, el resultado es negativo, se mostrará un mensaje de advertencia (puede pulsar en «Ampliar» para obtener más detalles acerca del error ocurrido) y la información no será introducida en la factura.

Nota

Las extensiones se pueden introducir en tres diferentes lugares de la factura:

  • A nivel global de factura, desde la ventana de generación de facturas.
  • A nivel de documentos adjuntos, en la pestaña «Adjuntos» situada en la sección «Detalle de Factura» de la ventana de generación de facturas.
  • A nivel de concepto o línea de detalle, desde la ventana de generación de conceptos.