A modo de tutorial pasamos a detallar las instrucciones de uso en el programa de Facturación Electrónica – Facturae.
Árbol de facturas
En el árbol de facturas se permite escoger entre el tipo de facturas a mostrar según su estado, que puede ser: «Borrador» para las facturas aún no firmadas, «Emitida» para las facturas firmadas, «Enviada» para las facturas firmadas y enviadas por correo electrónico, y «Recibidas» para las facturas externas añadidas a la base de datos mediante el diálogo «Recibir factura». Para las facturas «Rectificativas», es decir, las facturas firmadas que han sido corregidas, se tienen las mísmas categorias, salvo la opción de «Recibidas». Para cambiar la navegación entre unas y otras simplemente haga clic sobre la opción deseada. Para expandir el nodo «Rectificativas» haga clic sobre el botón «+» que hay a su izquierda. Al cambiar la selección en el árbol, se listarán todas las facturas que estén en ese estado, y se mostrarán los botones relacionados.
Filtro de facturas
El filtro de facturas es utilizado para acotar las coincidencias encontradas en la base de datos. Usted puede filtrar la búsqueda indicando un emisor específico de factura (se mostrarán las facturas realizadas por dicho emisor), así como un receptor, y/o un concepto facturado en concreto. Para realizar una búsqueda de facturas creadas dentro de un periodo de tiempo, marque la opción «Fecha». Se mostrarán dos campos para que indique el inicio y el final del periodo de tiempo seleccionado (los días seleccionados se incluyen en el periodo de búsqueda). Para hacer que la búsqueda se haga efectiva, haga clic en el botón «Búsqueda» tras indicar los filtros a utilizar. Se mostrarán todas las facturas que cumplan dichas condiciones y que estén en el estado selecionado en el árbol de facturas.
Tabla de facturas
La tabla de facturas muestra las facturas encontradas en base de datos, ordenadas por orden de creación. Los datos mostrados son: «Identificador», que es la serie y número que identifican unívocamente a la factura. La «Fecha», que indica la fecha de creación de la factura. El «Emisor» muestra el identificador del emisor de la factura. La columna «Receptor» muestra el identificador para el cliente del emisor. El campo «Importe» muestra el importe total de la factura, expresado en euros. Y finalmente, la «Versión» muestra la versión del esquema al cual la factura pertenece. A continuación se muestran tres botones, una interrogación, un ojo y un cubo de basura, que pueden ser empleados para consultar el estado de la factura en FACe, mostrar la factura en distintos formatos normalizados, y para borrar la factura (sin posibilidad de recuperación) respectivamente.
Botones de facturas
Los botones de facturas aglutinan las distintas acciones que se pueden realizar sobre una factura seleccionada (si no hay una factura seleccionada en la tabla de facturas, estos botones no harán nada). Los distintos estados de factura que existen determinan las opciones que se pueden realizar sobre ellas son:
- «Visualizar».-Permite visualizar el formulario de factura, pero sin la posibilidadd de cambiar ningún dato.
- «Adjuntos».-Permite visualizar un listado con todos los ficheros adjuntos que la factura tiene, así como añadir adjuntos nuevos (sin posibilidad de incluirlos en el archivo de factura) o eliminarlos.
- «Editar».-Permite entrar dentro del formulario relleno de la factura como si de una factura nueva se tratara, es decir, se puede cambiar cualquiera de sus datos, y posteriormente guardar o firmar.
- «Firmar».-Inicia el proceso de firma de la factura mediante certificado digital para firma. Se abrirá un diálogo para que seleccione el certificado de firma a utilizar.
- «Ver XML».-Abre un navegador mostrando el código XML de la factura. Es decir, se muestra el interior de la factura, no una representación normalizada de la misma (accesible mediante el ojo dentro de la línea de factura).
- «Rectificar».-Es análogo al botón «Editar», salvo porque al guardar o firmar se mostrará un diálogo para que indique las causas de rectificación. La nueva factura generada pasará a encontrarse dentro del nodo «Rectificativa» en el árbol de facturas.
- «Enviar».-Al pulsar este botón, se mostrará un diálogo para que usted pueda escribir un correo electrónico con la factura seleccionada como fichero adjunto.
- «Reenviar».-Es análogo al botón «Enviar».
- «Ver rectificaciones».-Muestra un diálogo con las causas de rectificación de la factura rectificativa seleccionada.